병원에서의 목표설정과 문서화의 중요성
■목표관리의 중요성
최근 병의원의 경영이 어려워지면서 병원의 목표관리 중요성이 다시 한번 제기되고 있다.
이번 호에서는 실질적으로 병원에서 실질적으로 일어날 수 있는 내용을 토대로 하여 병원 목표관리의 중요성과 실천방법에 대해서 이야기 해 볼 것이다.
서울 서부지역에 계시는 치과 원장님이 병원의 이전과 관련하여 면담을 요청이 들어왔다. 병원을 방문하여 원장님이 느끼시는 고민이 무엇인지에 대해서 약 1시간 정도의 시간을 가지고 이야기를 나누었다.
고민의 내용을 말하자면 크게 두가지로 이야기 해볼 수 있을 것이다
그 첫번째가 이전 후 치과의 목표설정에 관한 부분이었고 두번째가 직원들의 인사 및 복리후생에 관한 내용이었다.
■우선 목표를 어떻게 잡느냐가 매우 중요하다.
일반적으로 치과를 운영할 때 매달 원장님 혹은 원장님과 실장님이 모여서 매달 목표매출을 설정한다. 하지만 한달이 지나고 나면 별반 다를게 없고 또 그 다음달에 똑같은 목표를 설정한다. 정확하게 목표관리가 이루어지고 있지 않다는 것이다. 그 첫번째 이유는 정확한 목표설정이 안되어 있다는 것이다. 실제로 병원에서 원장님과 스텝이 모여 하는 말들은 보통 이렇다.
△원장: 우리 지난달에 열심히 해서 매출이 조금 올랐다. 이번달에도 조금 더 열심히 해보자. 또는 △원장: 지난달에 임플란트 환자가 늘어서 매출이 많이 늘었다. 이번달에도 열심히, 조금 더 노력해서 좋은 성과를 올리도록 하자.
이 말은 그냥 보면 별다른 문제가 없어 보인다. 하지만 가장 큰 실 수를 하고 있다. 그 것은 “목표에 대한 정확한 기준이 없다”는 것이다. 실제로 위의 사례로 보면 내용에서 기준은 모두 “열심히” 또는 ”잘해보자”라는 추상적인 혹은 측정할 수 없는 말이다. 그렇다면 “열심히”와 “잘”이라는 말의 기준이 정확히 얼마인가? 매출을 얼마나 해야 열심히 한 것이고 잘한 것인가? 그것은 원장님의 맘이다. 정확한 기준이 없다는 것이다.
이럴 때 실장 혹은 직원들에게 목표를 정확하게 수치화하여 알려주는 것이 좋다. 예를 들면 원장: 지난달에 매출이 5000만원이었다. 모두 열심히 노력해 준 덕분에 잘했다. 다음달에는 6000만원의 매출을 달성할 수 있도록 노력해보자.
△원장: 지난달에 임플란트 환자가 10%로 늘었다. 직원들이 고생을 많이 했다. 이번달에도 열심히 노력해서 지난달 대비 10% 더 올리도록 해 보자. 처럼 정확한 수치가 필요하다 그래야 경영자와 직원간에 정확한 커뮤니케이션이 이루어질 것이다.
목표를 설정하면 기록하고 문서화 하는 것이 중요하다. 일반적으로 목표는 정하는 병원이 많지만, 그 목표를 단순히 회의 때 말로만 하고 모두 잊어 버린다. 그렇게 한달이 지나 다음달이 오면 또 전달을 반복하는 경우가 발생한다.
△원장: 우리가 월초에 무슨 계획을 가지고 있었지, 우리 목표치가 얼마였더라? (심하면) 우리가 지난 회의 때 무슨 이야기 했지 00실장∼. 이런 상황이 발생한다는 것이다.
아니면 우리병원은 회의록을 모두 정리해서 보관하고 있다는 병원도 있을 것이다. 그런데 그런 병원의 실상을 조금 자세히 들여다 보면 회의록은 정리하고 있는데 관리는 전혀 이루어 지지 않는 경우가 많다. 아니면 실장님 책상 위에서 한달을 보내는 경우가 있고, 더 심한 경우에는 회의 때 작성했던 회의록 자체를 보관하지 않는 경우도 많이 있다. 이렇게 관리하는 목표 및 목표 매출은 우리병원의 목표라고 할 수 없을 것이다. 또한 원장님과 실장님의 개인 목표 일 수도 있을 것이다. 병원의 목표를 정했다면 모든 직원들이 알고 실천할 수 있도록 직원들이 공유할 수 있는 방법은 무엇이 있을까요?
간단합니다. 회의록을 2장 복사하고 원본은 실장님이 관리, 한장은 직원들의 휴식공간에서 제일 눈에 잘 보이는곳에 한장 그리고 원장님방에서 가장 잘보이는 곳에 한장 이렇게 부착을 하는 방법이 있습니다. 한달동안 매일 우리의 이번달 목표는 이거다. 아! 우리 목표가 저거였지. (지속적인 인지가 필요) 잊어버리지 말고 지속적으로 실천하자는 것입니다.
탁상공론으로 끝내지 말고 실천을 하라는 것입니다.
위의 내용을 다시한번 정리를 하면 첫번째로 목표를 설정할 때는 꼭 구체적으로 수치화 하자
두번째로 수치화된 목표는 반드시 직원이 함께 공유할 수 있게 해야 한다는 것입니다.
세번째로 공유한 다음에는 지속적인 인지를 통하여 실천할 수 있도록 하는 것입니다.
위의 내용을 잘 숙지하셔서 병원의 목표를 설정하고 달성할 수 있도록 해야 할 것이다.
참고로 회의록에는 제목과, 작성자, 내용 그리고 원장님(확인자)의 서명이 반드시 들어 가야 합니다.
제일 중요한것은 처음에는 양식이 필요없다는 것입니다. 처음부터 양식을 따지다보면 내용보다 형식에 치우치게 됩니다. 형식보다는 내용을 알차게 정리하자.
〈자료제공 : 골든와이즈닥터스 김용기 의료경영센터장〉
